Case Study Helm AG :
Une collaboration plus efficace entre les équipes fonctionnelles et intersectorielles
Quick Check
Faits :
- La coopération devait être plus efficace
- Introduction à l’approche du coaching
- Représentation de vos propres processus dans Asana
- Participation active au déploiement
Objectifs :
- Éliminer les fractures médiatiques
- Informations sur une plate-forme unique
- Clarté et transparence des responsabilités
- Améliorer l’efficacité des équipes interfonctionnelles et inter-sites
Délai :
- 2 mois de phase d’analyse, environ 7 mois de processus de consultation
Résultats :
- Les processus ont été optimisés
- Clarification accrue des responsabilités
- La hiérarchisation des tâches a été simplifiée
- Regroupement d’informations provenant de différentes sources
Le défi
Une collaboration inefficace au sein d'équipes transnationales et interfonctionnelles
En outre, les données devaient être régulièrement collectées manuellement à partir de diverses sources disséminées telles que MS Projects, feuilles de calcul Excel, documents Word, présentations PowerPoint et comptes rendus de réunions, ce qui aboutissait à des informations constamment obsolètes dans le système.
De ce fait, les membres de l’équipe ont passé une grande partie de leur temps à expliquer et à organiser le travail, les pertes d’efficacité, notamment en raison de doubles emplois, et les retards dans l’identification des problèmes ont été d’autres points de douleur. L’absence de vue d’ensemble et l’imprécision de la répartition des tâches ont également contribué à ces problèmes, qui se sont fait sentir dans l’ensemble du domaine du développement et à ses interfaces.
L’objectif de l’utilisation d’Asana était de combler le fossé médiatique et de rassembler les données et informations relatives aux projets sur une plate-forme unique. Cela devrait apporter clarté et transparence en ce qui concerne les responsabilités et faciliter la coopération entre les fonctions et les sites afin d’accroître l’efficacité. Dans le même temps, il s’agissait d’offrir à la direction une transparence sur l’état d’avancement du projet.
La solution
Processus d'introduction avec une approche de coaching
La mise en œuvre d’Asana s’est déroulée sans heurts, car l’ensemble du processus opérationnel a été soigneusement planifié pour donner une vue d’ensemble complète des éléments nécessitant une attention particulière. Les points clés étaient les suivants :
- Une approche structurée
- Flexibilité
- Capacité d’adaptation
- Participation active
L’approche structurée a constitué une base solide pour l’ensemble du processus. Dans le même temps, la mise en œuvre s’est caractérisée par une flexibilité suffisante pour adapter les réunions prévues et les thèmes prioritaires en fonction de l’évolution des connaissances et des besoins réels d’apprentissage. Cette capacité d’adaptation s’est avérée extrêmement précieuse, car elle a permis de garantir que le déploiement d’Asana soit toujours conforme aux exigences actuelles.
L’ensemble du processus s’apparente davantage à une approche consultative, qui ne consiste pas à présenter des solutions prêtes à l’emploi, mais à les élaborer conjointement. Cela a favorisé la participation active et le partage des connaissances au sein de l’équipe et a contribué au succès et à la durabilité de la migration vers Asana.
Les attentes correspondaient au processus développé par BridgeFlow en collaboration avec les parties prenantes :
- Implémentation rapide d’Asana,
- Mise à disposition et explicatinon des bonnes pratiques,
- Soutien dans la repsrésentation des propres process Asana,
- Formation pour les utilisateurs clés.
Des améliorations perceptibles dès le déploiement
La phase d’analyse pour la mise en œuvre a duré 2 mois, l’ensemble du processus de consultation, en raison de la mise en œuvre échelonnée dans différents domaines, environ 7 mois. L’utilisation d’Asana n’a pas provoqué de grandes surprises pour les participants, mais plutôt la confirmation que la bonne décision a été prise. Les améliorations notables ont été très satisfaisantes :
- Les déroulés de processus ont nettement été optimisés, ce qui augmenté l’efficacité.
- Il convient de souligner en particulier la clarification des responsabilités et la transparence accrue entre les membres du projet, ce qui a contribué à une meilleure coopération.
- La hiérarchisation des tâches a été considérablement simplifiée, ce qui a permis à l’équipe de mieux se concentrer sur les tâches les plus importantes.
- En outre, la fusion de différentes sources de tâches dans Asana a permis de consacrer plus de temps aux thèmes et projets proprement dits, grâce à une gestion et une organisation beaucoup plus efficaces.
Superbe collaboration
„Notre interlocuteur direct pour la mise en œuvre était également joignable en dehors des réunions pour répondre aux questions intermédiaires. L’atmosphère a toujours été détendue, positive et orientée vers la recherche de solutions. »
Dr Thomas Roos, responsable de la gestion du cycle de vie, du marketing et du lancement
Le résultat
Des responsabilités claires et des façons de travailler transparentes
La durabilité est atteinte quand les clients tirent le maximum d’avantages
Un mois seulement après le lancement d’Asana, les équipes ont déjà atteint l’objectif visé. L’efficacité et l’organisation des processus de travail se sont nettement améliorés et les équipes sont mieux à même de coordonner et de suivre leurs tâches.
L’idéal, à savoir la suppression des fractures médiatiques et la transparence totale des responsabilités, n’a pas encore été atteint. Cela s’explique en partie par le fait que l’équipe continue de recruter de nouveaux membres issus de secteurs où la gestion de projet et la gestion assistée du travail n’existaient pas jusqu’à présent. Il faudra encore plusieurs mois pour que les avantages d’Asana soient visibles dans tous les domaines et que les équipes puissent tirer le meilleur parti de cette nouvelle façon de travailler.
Recommandation
„Nous recommandons fortement BridgeFlow, car la collaboration a toujours été ouverte et orientée vers l’avenir. En outre, les activités, les réunions et le contenu pouvaient être adaptés et reportés de manière flexible.“
Dr Thomas Roos, responsable de la gestion du cycle de vie, du marketing et du lancement
Vous êtes intéressé ?
Transparenz bei Verantwortlichkeiten und Überblick über Deadlines ist eine Grundvoraussetzung für die Koordination aller Stores. Wir leisteten bei der Einführung von Asana Unterstützung und passten das Tool flexibel an die speziellen Needs an.
